Avoir plus de responsabilités, ce n’est pas utiliser une version plus puissante du même « logiciel professionnel » dont vous vous serviez jusqu’à présent. Alors comment faire pour réussir dans vos nouvelles fonctions ?
Sommaire
Qu’est-ce qu’une prise de poste à responsabilité ?
Une prise de poste à responsabilité concerne différents profils de séniorité et de parcours :
- Une personne expérimentée qui prend son premier poste de dirigeant (Directeur Général, membre d’un Comité de Direction ou d’un Conseil d’Administration…)
- Une personne jeune et brillante qui va manager des personnes plus âgées qu’elle
- Une personne déjà présente dans l’entreprise à qui l’on confie un périmètre plus vaste (recrutement interne)
- Une nouvelle recrue sur une création de poste (recrutement externe)
Aux nouvelles responsabilités à prendre en main s’ajoute souvent un environnement instable : contexte interne politique tendu, croissance rapide de l’entreprise, contexte international d’insécurité sur les marchés…
5 enjeux prioritaires émergent :
- Votre légitimité face à vos pairs managers de managers ou cadres dirigeants
- La prise de recul stratégique sur vos équipes / département / direction
- Votre capacité de chef d’orchestre vis-à-vis des managers de vos équipes, eux-mêmes soumis à de fortes responsabilités
- Votre capacité de communication, en interne et à l’externe
- Pour les recrutements externes, votre capacité d’intégration rapide des codes et subtilités de la culture organisationnelle
Même pour si vous êtes un « leader expérimenté » qui a excellé dans son précédent poste, la possibilité d’un échec lors de votre prise de poste reste importante, surtout quand la transition implique un changement de périmètre, de zone géographique, de secteur ou de taille d’entreprise. Dans ce contexte incertain, vous allez probablement vous débatte avec plus ou moins de lucidité ou d’anxiété, en « bricolant » jour après jour de quoi vous intégrer et agir. D’où, fréquemment, un sentiment d’étrangeté et de solitude dû au bousculement des repères. Malgré votre parcours professionnel, vous pouvez vous sentir démuni devant ce nouveau champ exigeant de responsabilités, devant les attentes importantes de l’entreprise à votre égard, sans savoir auprès de qui échanger sur ces enjeux.
C’est là qu’un accompagnement à la prise de postes à responsabilités est utile. C’est d’autant plus utile si vous vous sentez en décalage avec les approches du management qui survalorisent la prise de décision rapide, et sous-estiment l’importance du doute constructif. Accélérer et produire des résultats immédiats sont des pressions très présentes dans beaucoup d’entreprises, avec une priorité à l’action rapide. Se faire accompagner par un coaching permet un espace-temps de réflexion.
Combien de temps prend (vraiment) une prise de poste à responsabilité ?
Ce type de prise de fonctions se fait sur environ 9 à 12 mois pour complètement s’installer et maîtriser le nouveau périmètre et ses règles du jeu, en particulier dans une nouvelle entreprise.
Les 3 premiers mois sont déterminants pour vérifier que vous vous adaptez rapidement et avec succès à votre poste, aux nouvelles équipes et aux codes culturels de l’entreprise / de ce niveau de responsabilité. Les cent jours font donc partie des étapes clés pour optimiser l’intégration.
En quoi un coaching de prise de poste à responsabilité est-il utile ?
En tant que nouveau / nouvelle élue, vous plongez dans un environnement organisationnel et humain relativement méconnu. Le désir d’utiliser votre expérience passée va se heurter à l’histoire du système en place, qui contient ses forces et ses faiblesses, souvent inconnues au départ. Que ce soit dans la même entreprise ou dans une entreprise différente, passer à un autre niveau de responsabilité est souvent ardu car vos habitudes, usages et postures vont être amenés à changer. Et changer son mode de fonctionnement n’est jamais facile !
S’observer « de l’extérieur » et être honnête avec soi-même sur les difficultés rencontrées ne sont pas des choses évidentes à faire – et encore moins si vous êtes seul devant le miroir. C’est justement le rôle du / de la coach professionnelle. Prendre les bonnes attitudes et les bons rituels dès les premières semaines, adapter votre style de management pour affirmer votre ADN sans trop bousculer la cohésion d’ équipe, c’est autant de gagné en légitimité.
De plus, un coaching vous aidera à ne pas passer à côté de choses importantes à aborder lors de votre prise de poste à responsabilités, comme par exemple :
- Transférer sans plaquer votre expertise d’une « maison » à l’autre : il est facile de survaloriser votre expérience et d’appliquer l’expérience acquise ailleurs sur votre nouvelle situation, comme si toutes choses étaient égales. Erreur…
- Positionner votre management dans la stratégie de l’entreprise
- Bien mesurer l’attente de vos supérieurs et des équipes
- Manager habilement d’anciens collègues
- Reconnaître l’impact de votre mode de management sur les équipes
- Vous sentir réellement prêt à prendre les rênes, et pas seulement bénéficier du titre et des avantages de la carte de visite
A retenir donc , un coaching de prise de fonction, c’est accélérer le temps d’intégration et augmenter vos chances de succès à moyen terme.
Quels sont les pièges à éviter lors d’une prise de poste à responsabilité ?
Vous précipiter pour agir et atteindre vos objectifs sans prendre le temps d’observer
Sans observation, impossible de dégager une vision organisationnelle de ce qu’il faudra faire à moyen et long terme, ni de ce qu’il faut faire à court terme.
Vos premières actions, c’est d’abord et avant tout observer. En commençant par ceux qui travaillent en interne, avec des rencontres individuelles ou collectives, quel que soit le niveau de séniorité, avec des visites de sites, etc. C’est continuer par l’externe, avec des rencontres de clients, de prestataires, de partenaires institutionnels, etc.
Trois objectifs principaux à cette phase d’observation :
- Vous faire connaître, bien sûr.
- Récolter des informations et des impressions, et les croiser pour dresser un premier tableau des réseaux d’influence, des soutiens et des adversaires, des opportunités et des risques… Le temps et les évènements vous permettront de discriminer quelles informations vous seront le plus utile.
- Tenir compte des objectifs de l’organisation tels qu’ils vous ont été définis lors de votre prise de fonctions, tout en étant capable de les modifier en fonction de votre appréciation personnelle de la situation que vous rencontrez et de votre interprétation de votre description de poste.
Un coaching de prises de poste à responsabilité vous aidera à développer et affûter cette capacité d’observation et à diminuer le crédit souvent accordé aux rumeurs. Cela permettra aussi de vous dégager d’une confiance trop vite donnée dans le diagnostic présenté par votre hiérarchie, qui imbiberait précocement votre action.
Imaginer que vous allez tout savoir et comprendre tout de suite
Dresser ce premier tableau permet d’identifier, de repérer, de lister… Mais cette vision est nécessairement partielle : vos interlocuteurs ne vous diront pas tout du premier coup. C’est normal, il faut du temps pour que la confiance s’installe et pour savoir comment décoder les blancs et les non-dits.
Donc dans cette phase de transition, vous ne disposez jamais de toutes les informations susceptibles d’éclairer votre analyse. Il faut accepter le « non-savoir » qui peut jouer des tours à votre narcissisme. A l’inverse, respecter le savoir des personnes autour de vous est un signe fort d’une attitude de coopération qui pourra avoir des effets importants à moyen et long terme, et qui pourra limiter les risques de procès en incompétence du type « vous ne connaissez pas la boutique ».
Sans oublier qu’une prise de poste à responsabilité nécessite de cumuler en même temps l’apprentissage de la culture d ‘entreprise, des règles de fonctionnement et/ou des codes de ce nouveau niveau hiérarchique, la découverte des équipes, ET la prise de (bonne) décision sur les sujets les plus urgents que vous ne maîtrisez pas forcément. On s’attend à ce que vous assumiez la responsabilité opérationnelle tout en vous familiarisant avec le fonctionnement et l’ambiance au sein des équipes, du Codir, etc.
Un coaching de prise de fonction à responsabilité aidera à prendre du recul par rapport à vos attentes et celles de l’entreprise, de conserver une véritable objectivité et d’identifier vos priorités d’acculturation et d’action.
Vouloir finaliser dès maintenant votre stratégie à long terme
Une autre manière de nommer ce piège pourrait être de vouloir casser ce qui est en place pour le reconstruire à votre main.
En tant que nouveau / nouvelle responsable, vous être sans doute pris dans la tension entre ce que vous devez préserver et ce que vous devez changer. Mais si le besoin de poser votre marque, de laisser votre trace est légitime, en tentant d’effacer le passé et votre prédécesseur, vous vous exposez au risque de rejet des équipes par manque de respect envers leur travail et engagements passés.
Dans cette logique, vouloir tout de suite poser les fondations d’un Nième programme d’innovations, lancer un plan de recrutement ou toucher aux politiques de rémunération dans une feuille de route est prématuré. Une stratégie à long terme efficace met du temps à se construire. Sinon vous vous exposez au risque de faire route de manière isolée, sans prendre suffisamment le temps d’expliquer vos intentions et de convaincre – exit le projet fédérateur!
Dans votre nouvelle fonction, il s’agit plutôt de se concentrer sur la trésorerie et la clientèle d’abord, de prévoir des phases d’ajustement et des plans B tout au long de la 1ère année à mesure que vous étayez votre stratégie et que vous générer de l’adhésion au changement.
Un coaching peut vous aider à vous centrer d’abord sur les victoires rapides pour assoir votre crédibilité, et à trouver les moyens de garder les idées claires sur la construction de votre stratégie à long terme.
Vouloir constituer votre dream team, toute dédiée à votre vision, immédiatement
Semaine après semaine, à mesure que vous avancez dans vos entretiens et visites, vous mesurez mieux où se situe la confiance des équipes. Et vous cartographiez de mieux en mieux vos soutiens, vos alliés, les hésitants et vos opposants, leurs enjeux personnels et les jeux de réseaux dans lesquels chacun est pris. Dès à présent, vous êtes tentés de fédérer autour de vous et du projet que vous commencez à dessiner les personnes « entre-deux », celles qui ne sont encore ni pro- ni contre vous. En ajoutant vos soutiens à l’équipe, voilà la dream team qui vous aidera à accomplir vos objectifs.
Mais ce serait faire fausse route, il est trop tôt encore pour jouer au chamboule-tout managérial.
- Avez-vous confirmé le soutien de votre hiérarchie : actionnaires, CEO… ?
- Avez-vous eu le temps de mettre un pied dans les réseaux qui vous seront utiles : réseaux d’ affinité mais également ceux qui pourraient vous freiner dans votre lancée si vous n’y prêtez pas attention ?
- Savez-vous qui sont les vrais leaders d’opinion autour de vous ?
En tant que responsable, vous serez nécessairement pris entre deux feux, votre hiérarchie d’un côté, vos collègues et équipes de l’autre. Vous allez être aux prises avec des pressions souvent contradictoires, les premiers vous imposant de faire passer « les messages », « la politique » ou « la pilule », les autres vous demandant de résister à « l’infaisable ».
Le coaching vous aidera à garder une marge de manœuvre relationnelle, à voir comment agir comme médiateur entre des intérêts divergents, et comment réorienter la composition de vos équipes au fur et à mesure.
A ce niveau de responsabilité, les contours de vos responsabilités sont en constante évolution et supposent de rechercher de nouveaux équilibres entre fermeté et souplesse. Préparer votre prise de poste à responsabilité, c’est d’abord vous préparer à une transition de « logicielle professionnel » dans un environnement instable. La bonne nouvelle, c’est que rien ne vous oblige à vous y confronter seul !
